Cum alegi un consultant de fonduri europene: 10 întrebări de pus înainte să semnezi

Un consultant bun îți scutește săptămâni de muncă și te ferește de greșeli care costă puncte sau chiar eligibilitatea. Dar proiectul rămâne al firmei tale: tu semnezi declarațiile, tu răspunzi de documente și tu derulezi contractul de finanțare ani la rând.

Întrebările de mai jos nu sunt un test de încredere. Un consultant serios răspunde la ele fără ocolișuri și le pune în contract. Merită să le pui la doi-trei consultanți și să compari răspunsurile.

1. Câte dosare depuneți pe același apel și în ce ordine?

E normal ca un consultant să lucreze cu mai mulți clienți pe același apel. Contează la apelurile unde dosarele se evaluează în ordinea depunerii sau unde bugetul se poate epuiza repede: acolo ora depunerii poate decide finanțarea. Întreabă deschis câte dosare pregătește pe apelul tău și cum hotărăște ordinea de depunere.

Ce să ceri:

• numărul aproximativ de dosare pe același apel
• regula de ordine (ex. în ordinea în care dosarele sunt complete) scrisă în contract
• data la care dosarul tău trebuie să fie gata ca să fie depus din prima zi

2. Cine depune efectiv dosarul și din ce cont?

Cererea se depune în sistemul electronic al programului (de exemplu MySMIS2021 la programele 2021-2027 sau portalul finanțatorului la alte programe), de regulă cu semnătura electronică a reprezentantului legal sau a unei persoane împuternicite. Află dacă dosarul se depune din contul firmei sau din contul consultantului, cine semnează și ce poate face consultantul în numele tău.

Ce să ceri:

• contul de depunere să fie al firmei sau să ai acces la el
• o împuternicire scrisă, limitată la ce trebuie făcut
• recipisa sau dovada depunerii, trimisă imediat

3. Ce include onorariul și ce plătesc dacă proiectul e respins?

Modelele obișnuite sunt o sumă fixă, un procent la aprobare (success fee) sau o combinație. Niciunul nu e greșit în sine, important e să știi exact pentru ce plătești. Întreabă ce se întâmplă dacă dosarul e respins, dacă apelul se suspendă sau dacă ghidul se schimbă după ce ai plătit avansul.

Ce să ceri:

• lista serviciilor incluse (scriere, depunere, clarificări, implementare)
• ce se plătește la semnare, la depunere și la aprobare
• ce se returnează sau nu la respingere ori la anularea apelului

4. Ce proiecte ați câștigat pe acest program?

Experiența generală contează, dar fiecare program are regulile lui. Cere exemple de proiecte finanțate pe același program sau pe unul asemănător. Listele de beneficiari și proiectele contractate sunt de regulă publice, pe site-urile finanțatorilor, deci poți verifica singur.

Ce să ceri:

• exemple de proiecte câștigate pe programul tău, cu numele beneficiarului dacă acesta e de acord
• un client vechi cu care poți vorbi
• cine din echipă lucrează efectiv pe dosarul tău

5. Cine scrie planul de afaceri sau studiul de fezabilitate?

Planul de afaceri trebuie să se potrivească cu firma ta, nu cu un model refolosit: evaluatorii văd repede un text generic, iar în implementare tu vei fi ținut de indicatorii din el. La proiectele de investiții, documentele tehnice (SF, DALI, audit energetic, expertiză) le fac specialiști atestați, nu consultantul.

Ce să ceri:

• cine scrie fiecare document și cine îl plătește
• o întâlnire în care discutați cifrele și indicatorii înainte să fie scriși
• dreptul de a citi și aproba versiunea finală înainte de depunere

6. Ce se întâmplă după semnarea contractului de finanțare?

Câștigarea finanțării e doar începutul. Urmează achizițiile după regulile din ghid, cererile de plată sau de rambursare, rapoartele de progres, vizitele de monitorizare și perioada de sustenabilitate, în care trebuie să păstrezi investiția și indicatorii. Multe probleme apar aici, nu la depunere.

Ce să ceri:

• dacă implementarea e inclusă sau se plătește separat
• cine face achizițiile și dosarele de achiziție
• cine pregătește cererile de plată și rapoartele, și cât timp după finalizare

7. Avem un contract scris, cu livrabile și termene?

Orice colaborare serioasă are un contract care spune ce primești, până când și ce se întâmplă dacă un termen nu e respectat. Fără el, discuțiile despre plată și responsabilitate devin greu de lămurit tocmai când contează.

Ce să ceri:

• lista livrabilelor (documente, depunere, răspuns la clarificări)
• termenele, legate de calendarul apelului
• cum se încheie colaborarea și ce documente primești înapoi

8. Aveți legături cu furnizorii pe care mi-i recomandați?

E firesc ca un consultant să cunoască furnizori de echipamente sau constructori. Problema apare când recomandarea vine cu un comision nedeclarat sau când oferta e aleasă înainte de o comparație reală. Ghidurile au reguli privind conflictul de interese și achizițiile, iar încălcarea lor poate duce la corecții financiare pentru firma ta.

Ce să ceri:

• declarația că nu primește comision de la furnizori sau, dacă primește, care sunt aceștia
• oferte de preț comparabile, de la furnizori independenți
• regulile de conflict de interese din ghidul apelului, citite împreună

9. Cine răspunde de documentele și declarațiile firmei?

Declarațiile pe propria răspundere, situațiile financiare și documentele firmei le semnezi tu, deci răspunzi tu de ele. Consultantul te ajută să le pregătești, dar nu poate garanta ce nu verifică. Citește ce semnezi și cere explicații pentru orice declarație pe care nu o înțelegi.

Ce să ceri:

• lista documentelor pe care le aduci tu și termenul
• cine verifică încadrarea (IMM, întreprinderi legate, ajutoare primite anterior)
• o copie a dosarului complet, așa cum a fost depus

10. Ce pot face singur ca să plătesc mai puțin?

Unele programe sunt făcute să fie depuse direct de solicitant, cu formular simplu. La altele poți pregăti singur o parte: actele firmei, ofertele de preț, cifrele din plan. Un consultant cinstit îți spune când nu ai nevoie de el sau când e suficient un ajutor limitat, de exemplu doar verificarea dosarului înainte de depunere.

Ce să ceri:

• ce parte a muncii poți face tu
• un preț separat pentru verificarea unui dosar pregătit de tine
• o părere sinceră dacă proiectul are șanse pe acest apel

Compară consultanți din județul tău

Pe SoftFonduriEuropene trimiți gratuit proiectul la până la 3 consultanți din județul tău și compari răspunsurile. Platforma nu ia comision din onorariu: înțelegerea o faci direct cu consultantul ales.

Trimite proiectul la consultanți · Vezi harta consultanților · Documente tehnice