Ce pregătești înainte să se deschidă un apel de finanțare

Multe apeluri stau deschise puțin, iar la unele dosarele se evaluează în ordinea depunerii. Firmele care încep pregătirea abia când apare ghidul final pierd zile pe acte care puteau fi gata de dinainte: semnătura electronică, certificatul constatator, ofertele de preț, dovada locului investiției.

Lista de mai jos e valabilă pentru majoritatea apelurilor pentru firme. Nu înlocuiește ghidul solicitantului: fiecare apel are lista lui de documente, modelele lui și condițiile lui. Folosește-o ca să pornești din timp și verifică fiecare punct în ghidul apelului când e publicat (de multe ori întâi în consultare publică).

1. Ai cont pe platforma de depunere și semnătură electronică?

Cererea se depune online, în sistemul programului: MySMIS2021 la fondurile de coeziune 2021-2027 (programe regionale, PEO, PIDS și altele), sistemul online al AFIR la intervențiile din PS PAC, iar la unele programe naționale (de exemplu ale AFM sau ale ministerului economiei, MEDAT) aplicații proprii, anunțate pentru fiecare sesiune. Platforma exactă și tipul de semnătură cerut sunt scrise în ghidul apelului. Semnătura electronică se obține de la un furnizor de servicii de încredere și poate dura câteva zile, deci nu o lăsa pentru ultima zi.

Ce pregătești:

• semnătura electronică a reprezentantului legal, valabilă la data depunerii
• contul firmei creat din timp pe platforma programului, cu datele firmei verificate
• o împuternicire scrisă, dacă depune altcineva în numele firmei

2. Sunt la zi documentele firmei?

Aproape orice apel cere certificatul constatator de la Registrul Comerțului, actul constitutiv și situațiile financiare depuse. Certificatul trebuie să fie recent la data depunerii (ghidul spune cât de recent), iar datele din el trebuie să se potrivească cu ce scrii în cerere. Dacă ai modificări de făcut la Registrul Comerțului (sediu, asociați, activități), fă-le înainte de apel, nu în timpul lui.

Ce pregătești:

• certificatul constatator, cerut cât mai aproape de depunere
• situațiile financiare depuse pentru anii pe care îi cere ghidul
• lista asociaților și a firmelor legate, pentru încadrarea ca IMM

3. Este autorizat codul CAEN la locul investiției?

Multe ghiduri cer ca activitatea finanțată să aibă codul CAEN înregistrat, iar uneori autorizat la sediul sau punctul de lucru unde se face investiția. Contează și momentul: unele apeluri cer codul înregistrat înainte de o anumită dată sau înainte de depunere. Verifică pe certificatul constatator ce coduri ai și unde sunt autorizate.

Ce pregătești:

• codul CAEN al investiției în actul constitutiv și în certificatul constatator
• punctul de lucru înregistrat la adresa investiției, dacă nu e la sediu
• condiția exactă din ghid (când trebuie să fie înregistrat codul și unde)

4. Ai dovada dreptului asupra locului investiției?

Pentru echipamente, construcții sau amenajări trebuie să arăți că poți folosi spațiul sau terenul: proprietate, închiriere, comodat, concesiune. Ghidurile cer de regulă ca dreptul de folosință să acopere și perioada de implementare și de sustenabilitate, iar la lucrări de construcții pot cere un drept care permite obținerea autorizației. Un contract de închiriere prea scurt e o greșeală frecventă.

Ce pregătești:

• actul de proprietate sau contractul de închiriere/comodat, înregistrat unde trebuie
• o durată care acoperă perioada cerută de ghid
• extrasul de carte funciară, dacă investiția presupune lucrări

5. Ai oferte de preț pentru ce vrei să cumperi?

Bugetul proiectului se justifică de regulă cu oferte de preț sau cu prețuri din baze de date de referință, după regula din ghid. Ofertele trebuie să descrie exact echipamentul sau serviciul, să fie de la furnizori independenți de firma ta și să fie comparabile. După aprobare, achizițiile se fac după procedura stabilită de finanțator, iar o achiziție făcută greșit poate duce la corecții financiare.

Ce pregătești:

• oferte de la furnizori independenți, cu specificații tehnice și preț fără TVA
• numărul de oferte cerut de ghid pentru fiecare cheltuială
• nicio legătură (asociați, rude, firme legate) cu furnizorii aleși

6. Ai cifrele pentru planul de afaceri sau studiul de fezabilitate?

Planul de afaceri (sau cererea de finanțare cu anexele ei) arată ce cumperi, de ce, ce rezultate obții și cum se susține firma după proiect. Indicatorii pe care îi asumi acolo (locuri de muncă, cifră de afaceri, capacitate) devin obligații în contract. La investițiile cu lucrări, documentația tehnică (SF, DALI, expertiză, audit energetic) se face de specialiști și durează, deci comand-o din timp.

Ce pregătești:

• cifrele reale ale firmei și proiecțiile pe care le poți susține
• indicatorii pe care îi poți atinge și menține, nu cei care dau cele mai multe puncte
• documentația tehnică necesară, comandată la un specialist atestat

7. Cum asiguri și dovedești cofinanțarea?

Finanțarea nerambursabilă acoperă doar o parte din cheltuielile eligibile; restul, plus cheltuielile neeligibile și de multe ori TVA-ul, le acoperă firma. Unele apeluri cer dovada cofinanțării la depunere sau la contractare (extras de cont, contract sau angajament de credit, hotărâre a asociaților). În plus, la proiectele cu rambursare, firma plătește întâi și primește banii ulterior, deci are nevoie de lichiditate.

Ce pregătești:

• procentul de cofinanțare și forma dovezii cerute de ghid
• sursa banilor (fonduri proprii, credit, aport al asociaților), stabilită din timp
• un calcul de flux de numerar pentru perioada dintre plată și rambursare

8. Ce avize și autorizații îți trebuie?

În funcție de investiție, pot fi necesare certificat de urbanism, autorizație de construire, acte de reglementare de mediu, avize sanitare sau de la pompieri, ori alte autorizații de funcționare. Unele se cer la depunere, altele la contractare sau până la finalul implementării. Află din timp care se aplică proiectului tău, pentru că termenele de emitere nu depind de tine.

Ce pregătești:

• lista avizelor și momentul în care se cere fiecare, din ghidul apelului
• certificatul de urbanism, dacă investiția presupune lucrări
• procedura de mediu, verificată la autoritatea de mediu competentă

9. Ce ajutoare de minimis sau de stat ai primit anterior?

Multe scheme pentru firme sunt ajutor de minimis sau ajutor de stat. Ajutoarele de minimis se adună la nivel de întreprindere unică (firma ta împreună cu firmele legate) pe o perioadă de referință, iar suma nouă nu poate depăși plafonul. Plafonul, perioada și regulile de cumul sunt în ghid și în regulamentul european aplicabil. Declarația pe propria răspundere privind ajutoarele primite o semnezi tu, deci trebuie să fie corectă.

Ce pregătești:

• lista ajutoarelor de minimis și de stat primite de firmă și de firmele legate
• datele și sumele din contractele sau deciziile de finanțare anterioare
• verificarea încadrării ca întreprindere unică împreună cu un contabil sau consultant

10. Cum afli la timp când se deschide apelul?

Apelurile sunt anunțate de obicei mai întâi prin ghidul în consultare publică, apoi prin ghidul final cu data de deschidere și termenul. Datele se pot schimba (amânări, prelungiri, suspendări la epuizarea bugetului). Pe SoftFonduriEuropene vezi apelurile deschise și cele care urmează, cu termenele extrase din sursele oficiale, și te poți abona la alerte pe email pe pagina apelului sau a programului.

Ce pregătești:

• apelurile care te interesează, urmărite în lista de apeluri
• o alertă pe email pentru programul sau apelul tău
• verificarea eligibilității firmei după CUI, cât mai devreme

Următorul pas

Vezi ce apeluri sunt deschise sau urmează, verifică după CUI dacă firma ta e eligibilă, iar dacă vrei ajutor, trimite gratuit proiectul la până la 3 consultanți din județul tău.

Apeluri deschise · Verifică eligibilitatea după CUI · Trimite proiectul la consultanți · Cum alegi un consultant